Administratorem danych osobowych osób odwiedzających stronę polaristms.eu oraz danych Klientów (firm korzystających z Usługi) jest Krzysztof Krzemień, prowadzący działalność pod marką Polaris TMS, kontakt: office@polaristms.eu.
Dane pracowników i kierowców wprowadzone przez Klienta do systemu (m.in. imię i nazwisko, numer telefonu, dane lokalizacyjne pojazdu) są przetwarzane przez Polaris TMS wyłącznie jako podmiot przetwarzający na zlecenie Klienta, który pozostaje ich administratorem. W tym zakresie zasady przetwarzania określa umowa powierzenia zawierana z Klientem, a niniejsza Polityka ma zastosowanie pomocnicze.
02
Jakie dane przetwarzamy
Dane rejestracyjne firmy: nazwa firmy, adres e-mail administratora, wybrany Plan.
Dane kont Użytkowników: imię i nazwisko, adres e-mail, rola, numer telefonu, hasło (przechowywane w postaci zaszyfrowanej, nigdy jawnym tekstem).
Dane floty: numery rejestracyjne, dane techniczne pojazdów, terminy przeglądów i ubezpieczeń.
Dane lokalizacyjne (GPS): bieżąca i historyczna pozycja pojazdów, przekazywana przez zamontowane w pojazdach urządzenia śledzące.
Dane aplikacji mobilnej: identyfikator urządzenia (do wysyłki powiadomień push), zgłoszenia, wnioski urlopowe, zdjęcia protokołów zdawczo-odbiorczych.
Dane techniczne: adres IP, znaczniki czasu logowania, dane niezbędne do utrzymania sesji (plik cookie uwierzytelniający).
03
Cele i podstawy prawne
Świadczenie Usługi: wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Obsługa zgłoszeń i reklamacji: prawnie uzasadniony interes Usługodawcy (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Rozliczenia i dokumentacja księgowa: obowiązek prawny (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
Monitoring floty i bezpieczeństwo transportu: realizowane na zlecenie i w prawnie uzasadnionym interesie Klienta jako pracodawcy/administratora danych kierowców.
04
Odbiorcy danych
Dane każdego Klienta przechowywane są w wydzielonej, odrębnej bazie danych, nie są współdzielone pomiędzy Klientami. Dostęp do danych mają wyłącznie Użytkownicy upoważnieni przez danego Klienta oraz Usługodawca w zakresie niezbędnym do utrzymania i wsparcia technicznego Usługi.
Dane mogą być przekazywane zaufanym dostawcom infrastruktury (hosting, dostawcy usług GPS, bramki powiadomień push) wyłącznie w celu i zakresie niezbędnym do świadczenia Usługi, na podstawie odpowiednich umów powierzenia.
05
Okres przechowywania
Dane Konta Firmowego przechowywane są przez czas trwania umowy oraz przez 30 dni po jej zakończeniu, a następnie trwale usuwane, o ile przepisy prawa (np. podatkowe) nie wymagają dłuższego okresu przechowywania określonych kategorii danych.
06
Twoje prawa
Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
dostępu do swoich danych oraz otrzymania ich kopii,
sprostowania (poprawienia) danych,
usunięcia danych, gdy nie ma podstaw do ich dalszego przetwarzania,
ograniczenia przetwarzania,
przenoszenia danych,
wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie,
wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
W przypadku danych przetwarzanych przez Polaris TMS jako podmiot przetwarzający (dane kierowców i pracowników), realizacja tych praw odbywa się za pośrednictwem Klienta jako administratora tych danych.
07
Cookies i podobne technologie
Usługa wykorzystuje wyłącznie niezbędny plik cookie służący do utrzymania sesji zalogowanego Użytkownika. Nie stosujemy plików cookie do celów marketingowych ani analitycznych osób trzecich.
08
Bezpieczeństwo danych
Hasła Użytkowników przechowywane są w postaci zahaszowanej (bcrypt) i nigdy nie są widoczne w formie jawnej, również dla administratora danej firmy. Dane wrażliwych konfiguracji integracji (np. danych dostępowych do zewnętrznych dostawców GPS) są szyfrowane w bazie danych. Każda firma korzysta z odrębnej, izolowanej bazy danych.
09
Kontakt w sprawach RODO
W sprawach dotyczących ochrony danych osobowych prosimy o kontakt pod adresem office@polaristms.eu.